Thứ Hai, 31 tháng 1, 2011

Cách tốt nhất để sử dụng 5 phút cuối ngày

Hãy tận dụng 5 phút cuối ngày để nhìn lại mình, điều tưởng ngớ ngẩn ấy lại có ý nghĩa then chốt nhiều hơn bạn tưởng.
Tác giả Peter Bregman phát biểu, viết bài, và tư vấn về công tác lãnh đạo. Anh là CEO của Bregman Partners, một công ty tư vấn quản lý hoạt động trên quy mô toàn cầu; anh còn là tác giả cuốn sách Point B: A Short Guide To Leading a Big Change (Điểm B: Làm thế nào để tạo ra một thay đổi lớn - Tạm dịch).

Julie Anko, người đứng đầu một phòng của một nhà bán lẻ mà tôi làm việc cùng, đang đứng trước nguy cơ bị sa thải. Cái vô lý là ở chỗ: cô là người có năng lực cao. Trong năm qua, sự đóng góp của cô cho công ty còn lớn hơn sự đóng góp trong cả 5 năm trời của bất kỳ người tiền nhiệm nào.

Nhưng có một vấn đề là làm việc với cô thật khó chịu. Sức làm việc của cô dường như quá sự chịu đựng của người bình thường, và cô yêu cầu mọi người khác cũng vậy; cô thường trở nên giận dữ khi thấy họ không nỗ lực được như mình. Cô còn hay ganh đua và có tâm lý cục bộ; cô muốn mình là người có tiếng nói cuối cùng cho mọi quyết định có liên quan, dù ít dù nhiều, tới nhãn hiệu cô quản lý trong khi đồng nghiệp của cô mới là người có đủ thẩm quyền. Cô không biết lắng nghe người khác, cũng không giao trách nhiệm hay giúp họ cảm thấy thoải mái trong công việc. Và dù lúc nào cô cũng miệt mài làm việc, song các nỗ lực của cô lại không được ai chú ý tới.

Nhưng tất cả những điều trên đều không phải là lý do giải thích cho việc cô sắp bị sa thải. Vấn đề thực sự nằm ở chỗ cô không có rằng mình có vấn đề gì cả.

Tôi được giao làm việc với cô, và điều đầu tiên tôi làm là hỏi chuyện những người làm cùng cô để tìm hiểu tình hình và nghe họ chia sẻ suy nghĩ của mình về cô.

Khi tôi truyền đạt lại ý kiến của họ, phản ứng của cô khiến tôi không khỏi ngạc nhiên. Cô nói: "Tôi không biết mọi sự lại tệ đến thế, nhưng tôi cũng không lấy làm ngạc nhiên cho lắm". Tôi hỏi tại sao. Cô trả lời: "Tôi cũng bị phê bình y như vậy ở công ty cũ, vì thế mà tôi chuyển đi".

Chúng ta có thể nhìn vào Julie và cười phá lên trước sự ngờ nghệch của cô, trước thái độ không chịu nhìn nhận những khuyết điểm của mình để rồi liên tục mắc phải chúng. Nhưng nụ cười này mang nhiều nỗi lo lắng, bởi rất nhiều người trong chúng ta - kể cả tôi - cũng làm như vậy.

Tôi vẫn thường ngạc nhiên khi thấy một điều gì đó phải diễn ra lặp đi lặp lại nhiều lần tôi mới nhận ra nó. Tôi cho rằng phần lớn trong chúng ta đều sẽ "khôn ra" khi lớn tuổi hơn. Nhưng không hiểu sao chúng ta vẫn thường mắc lại những sai lầm giống nhau. Ngược lại, chúng ta thường cũng làm đúng nhiều việc nhưng rồi không thể lặp lại được việc làm đúng đó.

Có một lý do đơn giản giải thích cho hiện tượng này: chúng ta ít khi dành thời gian để dừng lại, hít thở, và suy nghĩ về những việc làm có hiệu quả hoặc không. Có rất nhiều việc phải làm nên chúng ta không có đủ thời gian để suy ngẫm.

Có người từng hỏi tôi: nếu một công ty chỉ có thể dạy cho nhân viên của mình một điều duy nhất, thì dạy họ điều gì sẽ có tác động lớn nhất? Tôi trả lời ngay lập tức và hết sức rõ ràng: dạy nhân viên cách học. Hãy dạy họ cách nhìn lại những hành động của mình, suy nghĩ xem điều gì có hiệu quả và lặp lại, đồng thời thực lòng thừa nhận những gì còn yếu kém để thay đổi.

Nếu có thể làm tốt việc đó, thì mọi chuyện khác sẽ tự động đi vào quỹ đạo đúng của nó. Vì thế mà con người ta mới trở thành những người học hỏi cả đời, và các công ty trở thành những tổ chức học tập. Điều đó đòi hỏi niềm tin, sự cởi mở, và loại bỏ những rào cản ngăn cách. Nhưng có một thứ không đòi hỏi nhiều: đó là thời gian.

Việc làm này chỉ mất vài phút - thực ra là chỉ cần bỏ ra 5 phút. Cuối ngày, bạn hãy dừng lại một chút để suy nghĩ về những gì có hiệu quả và không có hiệu quả.

Sau đây là những gợi ý của tôi:

Mỗi ngày, trước khi rời nơi làm việc, hãy dành ra một vài phút để suy nghĩ về những gì đã diễn ra trong ngày. Hãy nhìn vào quyển sổ lịch của mình rồi so sánh thực tế xảy ra - những cuộc họp bạn tham dự, công việc bạn đã làm, cuộc nói chuyện bạn thực hiện, người bạn đã liên lạc, và thậm chí là cả những giờ phút nghỉ ngơi bạn có - với những kế hoạch bạn đã vạch ra. Sau đó hãy trả lời bộ ba câu hỏi sau đây:

- Ngày hôm nay diễn ra thế nào? Mình đã thành công với việc gì? Đâu là những khó khăn mình đã vượt qua?

- Ngày hôm nay mình học hỏi được điều gì? Về bản thân mình thì sao? Về người khác thì như thế nào? Ngày mai mình định làm điều gì giống và khác so với ngày hôm nay?

- Mình đã liên lạc, giao tiếp với những ai? Mình cần cập nhật thông tin cho ai? Phải cám ơn ai? Hỏi ai câu gì? Chia sẻ thông tin với ai?

Loạt câu hỏi cuối cùng rất hữu ích trong việc duy trì và nuôi dưỡng các mối quan hệ. Bạn chỉ cần bỏ ra vài phút ngắn ngủi để viết một vài email cám ơn lòng tốt của ai đó, hỏi ý kiến một người, hay cập nhật cho họ về một dự án nào đó.

Nếu không dừng lại suy nghĩ về việc này, chúng ta có thể sẽ bỏ qua những hoạt động giao tiếp trên. Mà thường là chúng ta vẫn "ngó lơ" chúng đi như thế. Nhưng trong một thế giới mà mọi người phải dựa vào nhau để thành công trong cuộc sống, thì đó lại là những hoạt động mang tính chất sống còn.

Sau những buổi nói chuyện dài, cuối cùng Julie cũng nhận ra được tầm quan trọng của việc sống chậm lại để có thời gian quan sát mọi người xung quanh. Cô thấy rằng mình đã làm việc quá sức với tốc độ quá nhanh, rằng cho dù kết quả làm việc của cô có xuất sắc đến đâu thì cô cũng đang tự chuốc lấy rắc rối cho mình, tự đặt mình trước nguy cơ mất việc, và gây khó khăn cho tất cả mọi người.

Vậy là, dần dần, với tinh thần kỷ luật tự giác cao độ, cô đã bắt đầu thay đổi. Và cũng dần dần, mọi người bắt đầu chú ý tới những nỗ lực của cô. Tôi biết rằng mọi chuyện sẽ tốt đẹp khi thấy một ngày nọ, tôi gửi cho cô một tin nhắn và nghĩ rằng vài tuần sau cô mới gọi lại; thế nhưng cô gọi lại cho tôi ngay trong buổi tối hôm đó.

"Chào anh, Peter", cô nói. "Tôi đã nhận được tin nhắn của anh và cám ơn vì anh đã liên lạc với tôi. Tôi đang cùng với đồng nghiệp đi uống nước. Mấy ngày nữa tôi sẽ xử lý yêu cầu của anh".

Và quả thực, cô ấy đã làm đúng như những gì mình nói.

theo blogs.hbr.org.

0 comments:

Đăng nhận xét